ПРОЦЕДУРА
Призупинення, скасування або скорочення сфери сертифікації
Органу з сертифікації «ПРОФІ СИСТЕМА»
Початок призупинення або відкликання
ОС може ініціювати призупинення у випадках, коли, наприклад:
- Організація постійно і серйозно не виконувала сертифікаційні вимоги, наприклад:
- Невміння належним чином реагувати на виявлені невідповідності
- Система менеджменту не відображає поточну організацію та процеси, наприклад, в результаті змін, придбань, диверсифікації тощо.
- Значна частина системи менеджменту не впроваджена
2. Наглядові аудити та ресертифікаційні аудити не дозволяється проводити відповідно до вимог періодичність або за розкладом.
- Не готовий до наглядового аудиту або не відповідає після 30-го дня листування.
- Не здійснюються заявлені коригувальні дії.
- Порушення умов підписаного Договору про сертифікацію, наприклад:
- Несплата зборів
- Неправильне використання знака сертифікації
- Клієнт добровільно вимагає тимчасового призупинення.
- Клієнтська організація неплатоспроможна або закрита.
- Великі зміни в управлінні організаціями клієнтів.
- Докази, отримані від органів влади тощо, які можуть вплинути на стан сертифіката, наприклад:
- Докази невідповідності нормативним/законодавчим вимогам, що мають відношення до сертифікованої системи менеджменту.
- Докази неефективної системи менеджменту у разі серйозних інцидентів/аварій.
- Інші еквівалентні причини.
Керівництво та уповноважений персонал підрозділу ОС ПРОФІ СИСТЕМА, який видав сертифікат, приймає рішення про вжиття заходів на основі огляду та належного розгляду доказів. Якщо рішення про призупинення прийнято, слід дотримуватися наведеного нижче процесу.
Призупинення дії сертифіката зазвичай зініціюється як перший крок, а потім сертифікат відкликається, якщо питання, що викликає занепокоєння, не вирішується у встановлені терміни. Залежно від серйозності справи, ОС може прийняти рішення про безпосереднє відкликання сертифіката.
Якщо збій у системі менеджменту пов’язаний із певною частиною організації, конкретними продуктами тощо, ОС може також розглядати скорочення обсягу сертифікації як альтернативу призупиненню.
Рішення про призупинення
Рішення про призупинення дії сертифіката ОС повідомляється клієнту офіційним листом. Лист повинен містити:
- Заява про рішення про призупинення дії сертифіката, включаючи належний опис ситуації, аргументацію та посилання на об’єктивні докази;
- Право на відповідь та оскарження рішення. Зазвичай надається 15 робочих днів для відповіді та оскарження. Апеляційна скарга може бути подана відповідно до процедури;
- Дата початку призупинення (зазвичай з моменту отримання листа);
- Умови та термін виконання необхідних дій для скасування призупинення, а також наслідки, якщо задовільні дії не виконуються;
- Засоби контролю ОС для перевірки того, що умови виконані та необхідні коригувальні дії були реалізовані;
- Заява про те, що сертифікат є недійсним під час призупинення, і що використання всіх рекламних матеріалів, що містять посилання на сертифікацію, заборонено під час призупинення;
- Заява про те, що і замовник, і ОС повинні повідомити всіх запитувачів про те, що сертифікат призупинено.
Дія сертифіката призупиняється не більше ніж на 6 місяців.
Додаткові дії
ОС ПРОФІ СИСТЕМА перевірить відповідність умов та виконання запропонованих коригувальних дій. Залежно від цієї перевірки ОС ПРОФІ СИСТЕМА може:
- Оголосити позитивний результат, скасувати призупинення та оголосити дійсним сертифікат;
- Заявити про негативний результат через не вирішення проблем, що призвели до призупинення.
Ця ситуація зазвичай призведе до постійного відкликання сертифіката.
Відкликання
Відкликання сертифіката розпочинається, якщо:
- Замовник не відповідає умовам призупинення
- Призупинення не вважається адекватною дією
Рішення про відкликання сертифіката офіційно повідомляється клієнту, включаючи вимоги щодо:
- Припинити використання знака сертифікації та будь — якого посилання на сертифікат
- Повернути оригінал(и) сертифікатів та копії до ОС ПРОФІ СИСТЕМА
Замовник має право подати апеляцію.
Збереження або розширення
Сертифікат діє протягом трьох років. Протягом цього періоду система менеджменту організацією підлягає наглядовим аудитам, щоб перевірити, чи система менеджменту організації продовжує відповідати вимогам чинного стандарту та підтримувати сертифікацію. Якщо клієнт хоче використати свою сферу сертифікації, він повідомить про це ОС ПРОФІ СИСТЕМА. Якщо клієнт потребує спеціального аудиту для розширення сфери його застосування, ОС проведе аудит і, якщо будуть виявлені задовільні результати, то розширить його сферу застосування.
Стандарти системи менеджменту підлягають періодичному перегляду/ змінам (приблизно кожні 5-10 років) та доповненню або виникненню додаткових вимог. Політика PROFI SYSTEM — співпраця з клієнтами для забезпечення дотримання нових та/або змінених вимог якнайшвидше встановити конкретні часові рамки, ці дати мають пріоритет.
Зменшення сфери застосування
Під час наглядового аудиту, якщо ОС ПРОФІ СИСТЕМА виявить, що організація не відповідає всім вимогам згідно з чинним стандартом, то ОС зменшить сферу сертифікації. В іншому випадку клієнт подає апеляцію щодо зменшення своєї сфери застосування.