ПРОЦЕДУРА сертифікації, наглядання та ресертифікації щодо систем менеджменту
Органу з сертифікації «ПРОФІ СИСТЕМА»
Для початку взаємодії з ОС ПРОФІ СИСТЕМА заявник звертається у будь-який зручний спосіб для отримання бланку заявки та пояснень щодо її заповнення. Під час заповнення заявки представник ОС надає пояснень щодо процедури сертифікації, прав та обов’язків заявників, інформації про сплату, інформації про процедури для вирішення скарг і апеляцій та будь-яких інших запитань з боку заявника.
Заявник повинен подати заявку оформлену відповідно до форми на паперовому носії, підписану вищим керівництвом та завірену печаткою заявника.
Розгляд заявки закінчується затвердженням Рішення за заявкою.
У разі позитивних результатів розгляду заявки готується проект договору на сертифікацію та надсилається заявнику повідомлення про результати розгляду (не пізніше двох тижнів з дати отримання повністю оформленої заявки) з проектом договору. Розрахунок вартості договору здійснюється з врахуванням визначеної тривалості аудитів та витрат на відрядження.
Заявник в узгоджений термін направляє ОС підписаний і завірений печаткою один примірник договору та інші документи та матеріали для оцінки.
Передача заявки, договору та документів між заявником та ОС ПРОФІ СИСТЕМА може здійснюватися у будь-який спосіб (поштою, факсом чи електронною поштою).
Відправною точкою для визначення часу є кількість персоналу заявника. Потім, базова кількість часу коригується чинниками, які властиві заявнику.
Вибір та призначення групи з аудиту починається після отримання від заявника комплекту документів, що визначений Повідомленням про результати розгляду.
Кількість залучених до складу групи осіб залежить від тривалості аудита та кількості віддалених ділянок.
Участь у групі експертів та аудиторів-стажистів не впливає на тривалість аудита.
Наказ про проведення сертифікації СМ повинен бути підготовлений та затверджений Директором не пізніше одного тижня з дати отримання від заявника комплекту документів, що визначений Повідомленням про результати розгляду.
Копія наказу надсилається заявнику у будь-який зручний для обох сторін спосіб. Заявник інформується, що у разі заперечення участі будь-якої з осіб, необхідно обґрунтування відповідно до положень ISO 19011.
Начальник відділу сертифікації, отримавши згоду заявника інформує головного аудитора про необхідність початку робіт.
Розробка програми аудита починається з ауду 1-го етапу на підставі аналізування наданої заявником інформації та документації.
Аудит 1-го етапу може проводитись повністю у приміщенні заявника (або віддалено якщо заявник надав документації).
Аудит 1-го етапу проводиться згідно з визначеними у Програмі заходами.
Якщо заявник надав документацію СМ аудит 1-го етапу починається з її аналізування для підготовки до аудиту 1-го етапу на місці.
Зазвичай, частина аудита 1-го етапу, яка проводиться в приміщеннях заявника, здійснюється тільки головним аудитором.
Узгодження дати та місця проведення аудита 1-го етапу здійснюється головним аудитором у будь-який зручний для обох сторін спосіб (телефоном, електронною поштою, тощо).
За результатами аудита 1-го етапу головний аудитор складає Звіт, та подає його на затвердження в ОС. Головний аудитор виносить рішення про необхідність усунення невідповідностей (за наявності) до початку аудита 2-го етапу та відображує це рішення у Звіті.
Один примірник Звіту з додатками надсилається заявнику.
Також, результатом виконання аудита 1-го етапу є планування аудита 2-го етапу – План аудита 2-го етапу. План повинен охоплювати всі вимоги стандарту на СМ.
Розроблений та затверджений план надсилається заявнику після затвердження керівником ОС Звіту за 1 етапом з позитивним висновком головного аудитора або, у разі негативного висновку, підтвердження головним аудитором усунення заявником зауважень. Узгодження може здійснюватися у будь-який спосіб (поштою, факсом чи електронною поштою).
Аудит 2-го етапу починається з вступної наради, у якій беруть участь всі члени аудиторської групи та представники заявника. Під час наради головний аудитор повинен висвітлити наступні питання:
представлення членів групи та їхніх ролей;
— підтвердження цілей, галузі та критеріїв аудита;
— підтвердження плану аудита або змін до нього;
— методів та методик виконання аудита;
— підтвердження наявності ресурсів;
— способів обміну інформацією між членами групи та заявником;
— методу звітування;
— питання техніки безпеки;
— підтвердження умов конфіденційності;
— інформацію про процедури ОС щодо розглядання скарг та апеляцій;
— можливості представниками заявника поставити питання до групи аудита.
Хід наради та обговорення реєструються у протоколі у двох примірниках. Один примірник надається заявнику.
Аудит СМ проводиться відповідно до настанов ISO 19011.
Всі виявлені під час аудита невідповідності реєструються протоколами невідповідності та доводяться до відома заявника.
Аудит 2-го етапу закінчується заключною нарадою, у якій беруть участь аудиторська групи у повному складі та представники заявника. Метою заключною наради є представлення групою аудита результатів аудита, визначення заявником та узгодження з аудиторами коригувальних дій та термінів їх усунення, представлення висновку, який буде представлений в Узагальненому звіті. На заключній нараді заявником та головним аудитором формулюється галузь сертифікації щодо якої головний аудитор буде надавати позитивний висновок.
Хід заключної наради та обговорення реєструються у протоколі у двох примірниках. Один примірник надається заявнику.
Після усунення всіх невідповідностей, але не пізніше ніж через 1 місяць після заключної наради головний аудитор повинен скласти узагальнений звіт.
У разі позитивного висновку готується сертифікат, узгоджується зміст сертифікату з заявником. Термін дії сертифіката становить 3 роки, при умові, що в компанії проводяться наглядові аудити, два рази за три роки дії сертифіката.
Після узгодження проекту затверджується оригінал сертифіката керівником ОС та вносяться дані до Реєстру.
Сертифікат відповідності надається в разі позитивного висновку за результатами проведеного аудиту. Якщо за результатами аудиту встановлено, що СМ не відповідає вимогам стандарту – приймається рішення про відмову у видачі сертифікату, а заявнику надається звіт з обґрунтуванням відмови та висновками групи з аудиту.
Наглядові аудити проводяться один раз рік. При цьому перший наглядовий аудит, після початкової сертифікації проводиться не пізніше ніж через 10-11 місяців, а другий – не пізніше ніж 22-23 місяці.
Після завершення трирічного циклу проведиться ресертифікація. Для цього необхідно надати заявку не пізніше ніж за 1 місяць до завершення терміну дії сертифікату.
Тимчасове зупинення дії сертифікації застосовується у випадках, коли:
— сертифікована система менеджменту замовника постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації, включаючи вимоги щодо результативності системи менеджменту;
— сертифікований замовник не дозволяє проводити наглядові аудити або ресертифікаційні аудити з періодичністю, що вимагається;
— сертифікований замовник добровільно запросив тимчасове зупинення.
У цьому разі замовнику забороняється подальше рекламування його сертифікації.
Тимчасове зупинення дії сертифікації може бути застосовано на термін до 6 місяців з подальшим поновленням чи скасування її дії.
Рішення про поновлення дії сертифікації приймається після проведення аудиту.
Також можливе проведення:
— особливих аудитів для розширення галузі сертифікації (можуть проводитися одночасно з наглядовими аудитами),
— діагностичних та термінових аудитів для розслідування скарги, або у відповідь на зміни, які можуть впливати на спроможність системи менеджменту продовжувати відповідати вимогам певного стандарту, або щодо замовників, сертифікацію яких тимчасово зупинене.
Наглядання
Діяльність з наглядання є складовою частиною програми з сертифікації. Вказана діяльність передбачає проведення аудитів на місці розташування замовника, щоб показові ділянки і функції, охоплені галуззю системи менеджменту, регулярно відслідковувалися та інші дії, які можуть включати запити щодо аспектів сертифікації, вимоги щодо надання документів і записів, перегляд рекламних матеріалів, сайтів та інші заходи моніторингу.
Основною частиною діяльності з наглядання є наглядові аудити, які проводяться на місці розташування замовника.
Наглядові аудити проводяться один раз рік при цьому перший наглядовий аудит, після початкової сертифікації проводиться не пізніше 10-11 місяців від останнього дня аудиту етапу 2.
Наглядові аудити плануються разом з рештою діяльностей з наглядання таким чином, щоб ОС ПРОФІ СИСТЕМА був у змозі підтримувати довіру, що сертифікована система менеджменту продовжує відповідати вимогам у проміжку між ресертифікаційними аудитами.
До програми наглядових аудитів обов’язково включається перевірка проведення внутрішніх аудитів і аналізування керівництвом, перевірка дій, ужитих за результатами невідповідностей, що виявлені протягом попереднього аудиту, розгляд скарг, результативність системи менеджменту щодо досягнення цілей сертифікованого замовника, прогрес запланованих дій, що направлені на постійне поліпшення, постійний оперативний контроль, перевірка будь-яких змін та посилань на сертифікацію.
Ресертифікація
Мета ресертифікаційного аудиту — підтвердити постійну відповідність і результативність системи менеджменту в цілому і постійну доречність і застосовність до галузі сертифікації.
Діяльність з ресертифікаційного аудиту може потребувати перевірку етапу 1 в ситуаціях, якщо були істотні зміни стосовно системи менеджменту замовника, або в галузі де система менеджменту функціонує (наприклад зміни до законодавства).
Ресертифікаційний аудит враховує дієвість системи менеджменту протягом періоду сертифікації та висновки попередніх наглядових аудитів.
Ресертифікаційний аудит включає аудит на місці, при якому розглядається наступне:
— результативність системи менеджменту в цілому;
— продемонстровані зобов’язання підтримувати результативність і поліпшення системи менеджменту;
— сприяння сертифікованої системи менеджменту досягненню політики і цілей організації.
Якщо протягом аудиту виявлено невідповідності ОС надає тридцять днів для проведення коригувальних дій.
Ухвалення рішення щодо ресертифікації здійснюється ОС ПРОФІ СИСТЕМА ґрунтуючись, як на результатах ресертифікаційного аудиту, так і на результатах аналізу системи протягом дії сертифікації та скарг, отриманих від користувачів сертифікації.
Заявка на проведення сертифiкацiї системи менеджменту надсилається за запитом.